|
Instruksen gjelder for alle som har arkivansvar i Orkland kommune. Arkivansvarlige kan selv utføre tjenester innenfor dokumentbehandling og arkiv. Ordningen med sentralarkiv innebærer at arkivansvarlig i enhetene kun er ansvarlig for de seriearkiv (objektarkiv) som til en hver tid befinner seg der. Ansvar Arkivansvarlig ytre enheter er enhetsleder. Enhetsleder skal rapportere til arkivleder.
- Enhetsleder har et operativt faglig ansvar for enhetens samlede arkivtjeneste.
- Enhetsleder skal påse at arkivarbeidet følger lover og bestemmelser, og at arbeidet utføres på en rasjonell og effektiv måte i henhold til bestemmelsene i denne planen.
- Enhetsleder som ikke har egen sekretær, har ansvar for arbeidsoppgavene som ligger til enheten når det gjelder arkiv
- Enhetsleder har ansvar for å bringe arkivfaglige problemer i de ulike enheter videre til arkivleder.
Arbeidsoppgaver
- skal utføre det løpende arkivarbeidet i henhold til lover, bestemmelser og arkivreglementet i arkivplanen.
- skal utføre arkivbegrensning og registrering i tråd med retningslinjene slik at saksoversikt og sakskontroll kan etableres.
- skal sørge for rasjonell dokumentflyt slik at rette vedkommende får all aktuell dokumentasjon.
- skal utføre arkivleggingen i henhold til vedtatte og godkjente systemer og oppstillingsplaner.
- Enhetsleder er ansvarlig for at arkivene til enhver tid er oppdatert (versjonskontroll) i samarbeid med administrator for fagsystem.
- skal holde oversikt over dokumentasjonen i sine fysiske arkiver og databaser.
- skal utføre kassasjonsarbeide i tråd med gjeldende retningslinjer.
- plikter å ta nødvendig opplæring for å kunne utføre sine oppgaver tilfredsstillende.
|
|