- Hvilken dokumentasjon skal registreres og lagres
All saksbehandling skal kunne dokumenteres! All dokumentasjon som ikke registreres i andre fagsystemer, skal registreres Dokumentasjon som skal registreres er
- saksdokumenter (uavhengig av hvilket format det er produsert i)
- opplysninger med dokumentasjonsverdi som viser/begrunner nødvendig grunnlag og beslutning i saksbehandlingen
Definisjon på saksbehandling: Vurdering av informasjon knyttet til en intern eller ekstern problemstilling og utarbeidelse av det nødvendige grunnlag for en beslutning eller et vedtak. Definisjon på saksdokument: Et dokument som VIB har:
- mottatt eller opprettet selv (regnes som opprettet når det er sendt til mottaker eller er ferdigstilt)
- og som gjelder ansvarsområdet til VIB.
Holdes utenfor registrering: Masseprodusert og allment tilgjengelig materiale (Reklame, årsrapporter fra andre, kursinvitasjoner, sakspapirer i andres offentlige utvalg, etc.) Lovgrunnlag for dokumentasjon av saksbehandling: Forvaltningsloven gir saksbehandlingsregler Arkivloven gir regler om hva VIB har plikt til å journalføre, arkivere (registreres og lagres) og arkivbegrense. Loven gir også krav til type system og rutiner ved bruk av elektronisk arkiv. Offentleglova gir plikt til å følge arkivlovens regler om journalføring, samt en plikt til å gjøre offentlig journal tilgjengelig.
|