|
Jf. riksarkivarens forskrift § 1-1 (2) b, skal kommunen sin arkivplan innehalde rutiner for dokumentfangst, journalføring, tilgangsstyring og kvalitetssikring av arkiva, jf. forskrift om offentleg arkiv § 12. Interne rutinar skildrar når ein oppgåve skal utførast, korleis det skal gjerast og kven som har ansvaret for ulike delar i ein oppgåveprosess. Alver kommune nyttar kvalitetssystemet frå NetPower, som verktøy for internkontroll og er "sann kjelde" i høve rutiner og internkontrollarbeid som rutinar, instruksar og retningsliner jf. forskrift om offentleg arkiv § 4. Tilgang til system: Du må vere leiar eller avdelingsleiar for å bestille tilgang til digitale system i Alver kommune. Dette må gjerast via eit skjema på intranett. I dette skjema vert det bestilt:
- - ny tilgang
- - endring av tilgang
- - sletting av tilgang
Intern sone - Roller:
Kvart fagsystem har eigne systemansvarlege som har ansvar for arbeid med grunndata som kopling av digital post, opprette/autorisere brukarar i verktøyet, registrere rettar, tilgangskoder og medlemsskap i grupper, m.v Systemansvarleg har også ansvar for å opprette maler, standardtekster, malsaker og er kontaktperson integrasjon frå andre verktøy. Denne rolla kan vere delt mellom fleire, alt etter omfang brukarar. Kvar avdeling peikar ut sine eigne superbrukarar. Superbrukar har rolle som støtteperson i avdelinga med omsyn til opplæring av nytilsette, kontaktperson ved testing, oppgradering m.v. Sakssystem - Roller:
- Arkivpersonale: Tilgang til å fordele post/saker, opprette saker, journalpost og dokument, rette metadata, slette metadata, feilregistrere dokument, registrere merknader, sende til godkjenning m.v
- Leiar: Tilgang til å fordele post/saker, opprette saker, journalposter, rette metadata, slette metadata, feilregistrere, registrere merknader, sende til godkjenning, godkjenne m.v i eigen adm.enhet
- Leserolle: Tilgang til å lese i tildelt/aktuell adm.enhet og saker
- Saksbehandler:Tilgang til å opprette saker, journalposter, rette enkelte metadata, feilregistrere, registrere merknader, sende til godkjenning m.v i eigen adm.enhet
- Postfordeler: Tilgang til å fordele post i eigen adm.enhet, samt fordele til andre om posten er feilsendt
Sikker sone - Roller:
Sikker sone er postmottak for fagsystema:
- Visma Familia
- Visma Flyt PPT
- Visma Profil
- Visma Flyktning
- Visma Flyt Skule, Sikker sak
I tillegg har Sikker sone ansvar for å ha kontrolloppgåver i Documaster arkivkjerne for Sikker sone, som journalføring av ekspederte dokument og melde frå til saksbehandlar dersom ekspedering feilar. Alle i Sikker sone har rolle som merkantil/post- rolle, og tek i mot digital post, skanner papirpost og registrerer det som skal til postjournalen i dei ulike fagsystema. I Visma Profil så er postregistrering delt mellom ordinær postjournal og pasientjournal. Sikker sone registrerer post i begge journaltypane. Post til Profil vert også skanna av tenestene sjølv, i dei tilfella der posten ikkje kjem direkte til Dokumentsenteret.
KS SvarInn
Det er p.t kun Visma Familia og Visma Flyt PPT som har SvarInn. Ved feil i SvarInn, har fagansvarleg arkiv ansvar for oppfølging av feil saman med andre involverte som kan vere postmottak, fagområdet sjølv, It- rådgjevar i kommunen, Iktnh og/eller KS SvarUt forvaltning.
KS SvarUt
Alle fagsystema har SvarUt bortsett frå Visma Flyktning (?). Ved feil i sending KS SvarUt frå fagprogram, er det systemansvarleg i aktuelt fagsystem som har ansvar for å følgje opp slike feil i KS SvarUt - "Forsendelser",- slik ein føl med logg/feilarkivering m.v i eige fagsystem. Rolle som systemansvarleg og superbrukar for fagsystem ligg til fagområda, som sjølv peikar ut sine eigne til dette. |
|