Møteinnkalling Møtedato holdes á jour av møtesekretær Møtesekretær overfører sakene fra kølista til sakskartet når journalstatus er F for ferdig og behandlingsstatus er KL for klartgjort av rådmannen. Rekkefølge på behandling av sakene på sakskartet avklares. Møtedokumentene klargjøres. Sakskartet nummereres og møteinnkallingen genereres. Møteinnkalling overleveres til leder av utvalget for kontroll og underskrift på første side. Saksdokument med eventuelle papirvedlegg klargjøres for kopiering og utsending 7 dager før møtetid. Hvis møteinnkallingen inneholder saksfremlegg eller andre dokumenter som er unntatt offentlighet, må det legges tilgangskode på møteinnkallingen og genereres en offentlig møteinnkalling. Dette gjøres ved å gå til fanen Dokumenter, pek på møteinnkallingen og velg Egenskaper fra hurtigmenyen. I feltet Tilgangskode skal du velge tilgangskode MU og hjemmel under fanen Detaljer. Generer så en offentlig innkalling. Du kan selv avgjøre tidspunkt for offentliggjøring av møteinnkallingen. Når du ønsker at møteinnkallingen skal være tilgjengelig fra søkebildet i Ephorte (for de som er autorisert til å lese denne), skal du åpne fanen Dokumenter, peke på møteinnkallingen, velge Egenskaper på hurtigmenyen og endre status fra R (reservert) til G (godkjent av leder). Status for møtedokumentet endres normalt i forbindelse med utsendelse av møteinnkalling til medlemmer av utvalget. Ved å sette tilgangskode på journalpost opprettet som S dokument ønsker en å unnta hele dokumentet fra offentlig møteinnkalling. Unntatt offentlig dokumenter sendes ut til faste medlemmer. Møteprotokoll Hvis utvalget fatter vedtak om utsettelse eller endrer behandlingsrekkefølge (saksgang), skal saksdokumentets behandling oppdateres av møtesekretær. Før klargjøring av møteprotokoll skal frammøte autoregistreres. Når møteprotokollen genereres hentes medlemmer og varamedlemmer eventuelt andre registrerte medlemmer frem. Registrer eventuelle endringer i forbindelse med frammøte før generering av møteprotokollen. Andre generelle opplysninger føres på forsida i møteprotokollen. Den originale møteprotokollen skal signeres av utvalgets leder og to oppnevnte representanter i møtet med fullt navn på første side. Ønsker en at vedtaket blir beskyttet ved generering av offentlig møteprotokoll legges tilgangskode på behandlingen i et saksframlegg. Hvis møteprotokollen inneholder saker som er unntatt offentlighet, må en legge tilgangskode på møteprotokollen og deretter generere en offentlig møteprotokoll. Dette gjøres ved å gå til fanen Dokumenter, pek på møteprotokoll og velg Egenskaper fra hurtigmenyen. I feltet Tilgangskode skal du velge kode MU under fanen Detaljer. Generer så en offentlig møteprotokoll. Du kan selv avgjøre tidspunkt for offentliggjøring av møteprotokollen. Når du ønsker at møteprotokollen skal være tilgjengelig fra søkebildet (for de som er autorisert til å lese denne), skal du åpne fanen Dokumenter, peke på møteprotokollen, velge Egenskaper fra hurtigmenyen og endre status fra R (reservert) til G (godkjent av leder). Når protokoll er godkjent av utvalgets leder settes statuskode G for godkjent på møteprotokollen av møtesekretær.Alle i organisasjonen som har rettigheter kan nå lese denne via søket Styrer- råd og utvalg. Ekspedisjon av vedtakSaksbehandler sørger for at vedtak fattet av utvalg ekspederes til parter i saken. Vedtaket ekspederes som et ordinært utgående saksdokument med eventuell kopi til intern instans som har ansvar for at vedtaket blir fulgt opp. |