ePost

Mottak av e-post

Innherred Samkommune har ansvar for 3 e-postmottak.

postmottak@innherred-samkommune.no, postmottak@levanger.kommune.no og postmottak@verdal.kommune.no. All arkivverdig e-post sendes dit. Som for all annen post er det arkivtjenesten som åpner posten og som har ansvaret for å registrere de arkivverdige dokumentene. Når saksbehandleren mottar e-post direkte (utenom det sentrale e-postmottaket), plikter saksbehandleren å vurdere om det er arkivverdig post som må journalføres. Dersom dokumentet er arkivverdig, må saksebehandler selv importere e-posten, evt.  videresende til arkivtjenesten for registrering.  Er saksbehandleren i tvil, må arkivtjenesten kontaktes.

Juli 2016 ble det opprettet tilgang og egen rolle på Altinn for Post-arkiv personalet. Post som sendes fra virksomheter via AltInn blir mellomlagret på egen disk for så å bli importert til ePhorte om den er journalverdig. 

Personlig adressert  post

Personlig adressert post, dvs. når personnavn er nevnt før navnet til den kommunale virksomhet, åpnes av postmottaket i stedet for at den utleveres uåpnet til den ansatte, da det viser seg at det uten unntak er post til kommunen. Medarbeidere som mottar personlig adressert post direkte pg som viser seg å være til kommunen, skal straks levere denne til arkivtjenesten for registrering, eller ta ansvar for å importere denne. Denne regelen er medieuavhengig og gjelder også for telefaks og elektronisk post. Det kan inngås skriftlige avtaler om at personlig adressert post kan åpnes av arkivtjenesten. 

Postjournal

Postjournalen - kommunen har egen eInnsynløsning/postjournal på kommunenes hjemmeside. Postjournalen legges ut påfølgende dag på inngående post.  2 dager etter for utgående post. Intern post (N og X dokumenter legges ikke ut på journalen. Heller ikke dokument i arkivdelene Pers (personaldokumentasjon) og Elev (elevdokumentasjon). Dokumentene publiseres ikke ut for noen av arkivdelene. 

Post i fagsystemene

Post som skal registreres i fagsystemene oversendes enhetene umiddelbart. Dette gjelder Barnevern, sosialtjenesten, PPT, gjeldsrådgiver, helsesøster, kemner mfl.

Journalføring av E-post

 Microsoft Outlook brukes til å sende E-post både internt og eksternt over Internett til adressater utenfor kommunens organisasjon.

E-post til kommunen skal sendes til og håndteres av det ordinære postmottaket på følgende E-postadresse: postmottak@innherred-samkommune.no

E-post kan også sende til hver definert bruker av Microsoft Outlook. Hver bruker har definert adresse på formen: fornavn.etternavn@innherred.samkommune.no

 Adressen til postmottaket skal fremgå av brevark og kommunens hjemmeside på Internett.

Personlig adressert post videresendes direkte.

Dersom en saksbehandler mottar journalverdig post, skal denne importeres i sak- arkivsystemet evt. videresendes til arkivet for journalføring. Den enkelte saksbehandler har plikt til å vurdere om posten må anses som et arkivverdig dokument.

Ikke arkivverdig e-post vurderes /arkivbegrenses:              

-          ikke av interesse - slettes

-          øvrig videresendes uten journalføring

-          av interesse for organet - registreres

Arkivverdig e-post skal journalføres av arkivtjenesten før den omdeles. Arkivtjenesten må ta stilling til om meldingen, vedlegget eller begge deler skal journalføres og hva som er hoveddokumentet og eventuelt vedlegg og tilknyttes dokumentregistrering i journalsystemet.

Verifisering av mottatte e-postforsendelser

Hvis det er tvil om e-postmelding kommer fra den oppgitte avsender eller at avsender ikke er entydig identifiserbar, skal det umiddelbart sendes en tilbakemelding pr. e-post til oppgitt avsender, hvor det bes om verifisering av avsender. Arkivtjenesten må undersøke om vedlegg til e-postforsendelsen er i riktig format og lesbar. Dersom vedlegget ikke er lesbart, må avsender varsles med informasjon om hvilke formater som kan leses. Vedlegg virussjekkes automatisk.

Kvittering for mottak av e-post 

Det skal ikke benyttes automatisk kvittering for mottak av e-post. Det er saksbehandlers ansvar å gi tilbakemelding dersom avsender krever bekreftelse på mottak av e-post   (ikke det samme som frist etter Fvl  - 21 dager). Postmottakene sender bekreftelse på at ePosten er mottatt der de finner dette nødvendig.

Håndtering av utgående e-post

Journalverdig utgående  epost  kan sendes direkte fra sak -arkivsystemet. Er epost sendt direkte fra outlook må importeres som utgående dokument (+ N og x dokument) via Importsentralen. Saksbehandlerne kan selv gjøre dette for sine dokumenter, evt. sende kopi av sendte eposter til postmottak for import.

Taushetsbelagte opplysninger

Opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt i henhold til offentlighetslovens § 13 skal ikke sendes som E-post.  Unntak kan gjøres dersom personopplysningene anonymiseres, slik at det ikke er mulig å knytte opplysningene til enkeltpersoner.

E- postrutiner ved saksbehandlers fravær

Saksbehandler må sikre at mottatt e-post kan behandles også ved fravær over lengre tid.  Dette skal gjøres ved bruk av funksjonen i e-postsystemet for automatisk svar med opplysninger om fraværets varighet. Adresse for kommunens postmottak evt. kollega oppgis.

Arbeidsgivers adgang til ansattes e-post og oversikt over bruk av e- postsystemet

Lov om personopplysninger, forskrifter til denne loven, samt Datatilsynets retningslinjer regulerer adgang til ansattes e-post og andre elektroniske dokumenter.