Registeringsregler / rutiner post

Åpning / sortering

Ved åpning av posten kontrolleres at alt er tatt ut av konvolutten.

Journalverdig post legges til Dokumentsenteret for scanning og journalføring.

Ikke journalverdig post (aviser, pakker, reklame mm) legges i enhetenes hyller i Servicekontoret.

Klientpost (barnevern, sosial, helsesøster, psykiatri, ergo- fysio, øk.rådgiver) som skal journalføres i fagsystem, legges i enhetenes hyller.

Som arkivverdig post stilles følgende krav: det må regnes som saksdokument for organet etter offentlighetsloven §§ 2 og 3, det må være gjenstand for saksbehandling, og det må ha verdi som dokumentasjon. Tilfredsstilles disse kravene, blir det regnet som sakspost og går til skanning og journalføring. Jfr. arkivloven med forskrifter § 2a -b § 3-20

Som ikke arkivverdig post regner vi normalt trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, utskrifter/kopier fra andre organer og annet mangfoldiggjort materiale, så lenge de ikke tilfredsstiller kravene til arkivverdig post.  Jfr. arkivloven med forskrifter §3-19. Informasjonsposten er ikke arkivverdig materiale og skal derfor ikke arkiveres.

Fakturaer og rutinemessig korrespondanse om regnskap skal gå direkte til økonomienheten uten journalføring.

Feiladressert post

Omadresseres og returneres uåpnet til avsender eller postverket.

Anbud

Konvolutten skal stemples med mottatt dato og  klokkeslettet av arkivtjenesten. Anbudene overleveres innkjøpsansvarlig direkte.  Anbudet skal registreres ved åpning.   Innkjøpsansvarlig(saksbehandler) er ansvarlig for at all dokumentasjon blir journalført, inkl. annonsetekst i Dophin-basen.

Graderte dokumenter og dokumenter med tilgangskoder

Behandles i samsvar med gjeldende lover og forskrifter.

Personlig post

Skill ut personlig post, og legg uåpnet i posthyllene til mottakerne.  Med personlig post menes brev hvor kun den ansattes navn er angitt. Det kan inngås avtaler med enheter om at post av denne types åpnes.

Saksdokumenter til fagsystem

Saksdokumenter som inngår i fagsystem fordeles til virksomheten som har ansvar for registrering i fagsystem.

Rundskriv og kommunal informasjon

Om nødvendig sendes mottatte rundskriv på sirkulasjon uten journalføring.

Rundskriv som fører til saksbehandling eller har dokumentasjonsverdi  i en eller flere saker skal returneres til arkivet for registrering og skanning.

Møteinnkallinger, - referater og – protokoller

Møtedokumenter fra eksterne styrer, råd og utvalg skal ikke journalføres, men datostemples og legges til mottaker.  Med eksterne utvalg menes politisk- og administrativt oppnevnte utvalg hvor kommunene ikke har sekretariatsansvaret.

Møtedokumenter fra egne politiske utvalg skal ikke journalføres. Registrering av disse fremkommer i modul for utvalgsbehandling.

Møteinnkallinger og – referat fra administrative utvalg, journalføres kun av avsender.

Skanning av saksdokumenter

Saksdokumenter som er mottatt på papir skannes i sak- arkivsystemet  Ephorte.  Alle dokumenter med vedlegg lagres , dette gjør at saksdokumenter umiddelbart arkiveres og sjekkes inn i Ephortes elektroniske dokumentarkiv.

Kontroller følgende:

-          at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert

-          at dokumentet ikke er scannet skjivt, evt. justeres og lagres

-          at alle sider er kommet med på hvert dokument

-          at det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger

Papirdokumenter som er av et format som gjør at det ikke er hensiktsmessig å skanne, kan fordeles direkte til ansvarlig saksbehandler etter at 1.side er scannet.  Disse dokumentene skal påføres referanse der de skal arkiveres.  Støttearkiv skal følge avleveringsreglene for fullelektronisk arkiv og skal også følge samme periode.

Registrering/Journalføring

I journalen føres all sakspost – både den som er offentlig og den som er unntatt offentlighet. Derfor skal journalen kun være tilgjengelig for autoriserte brukere. Det gjelder uansett om det er en papirbasert eller en elektronisk journal.

Arkivtjenesten skal undersøke om det inngående saksdokumentet tilhører en eksisterende sak eller om det skal opprettes ny sak. Ved behov opprettes ny sak i den elektroniske journalen.

Nye saker klasseres med primær ordningsverdi (K-kode, gårds- og bruksnr. osv) og legges i korrekt arkivdel.

Arkivverdig post som er skannet inn blir journalført av arkivtjenesten. Følgende opplysninger registreres:

Dokumenttype, journalføringsdato, sender/mottaker, sakstittel/dokumenttittel og datering på dokumentet jfr. Arkivloven med forskrifter §2-7

Arkivtjenesten har ansvar for å holde registeret for avs/mottakere oppdatert. Samt prosjektregisteret oppdatert ihht meldte behov fra saksbehandlerne.

Arkivtjenesten skal påføre administrativ virksomhet og saksbehandler så langt de har kjennskap til denne for å sikre hurtig fordeling av saksdokumentene.

Arkivtjenesten påfører tilgangskoder og beskytter tekst som skal  unntas offentligheten på saksdokumenter, så langt de kan vurdere dette.

Ved tvil om unntatt offentlighet fører arkivpersonellet tilgangskode XX på journalposten og setter dokumentstatus til M for midlertidig journalført.

Offentlighetsvurderingen foretas av den enkelte virksomhet, der rådmannen, virksomhetslederen eller den som har fått fullmakt til det, avgjør hvilke saksdokument som skal unntas fra offentlig innsyn. Unntakene blir registrert i Ephorte med lovhjemmel, samtidig som det gis korrekt tilgangskode i systemet.

Leder setter eventuell rett tilgangskode på saken/journalposten/dokumentet eller behandlingen og markerer tekst som skal unntas.

For utgående brev har saksbehandler primæransvaret for at det blir registrert på korrekt måte.

Føring i fagsystemene

Klientpost/pasientpost skal føres i egne postjournaler tilknyttet fagsystemene, dersom disse tilfredsstiller kravene til obligatoriske journalopplysninger Jfr. arkivloven med forskrifter § 2-13. 

Kvalitetssikring av journalen i forbindelse med ferdigstilling av dokumenter

Arkivtjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen. Dette gjøres snarest mulig etter at et brev er ferdigstilt for utsendelse eller at et inngående brev (importert epost) er blitt registrert av saksbehandlere/ledere.

Kvalitetssikringen går ut på at spesielt følgende kontrolleres:

• at journalposten er knyttet til riktig sak
• at eventuell avskrivning er utført
• at offentlighetsvurdering er gjennomført, også m.h.t. navn i tittelfelt, og at eventuelle tilgangskoder er riktig påført
• hvis saksbehandleren har opprettet en ny sak, må spesielt arkivkode og sakstittel kontrolleres, samt at det faktisk var nødvendig å opprette ny sak  

Det skal også kontrolleres

At alle saksdokumenter er korrekt journalført og knyttet til rette sak i Ephorte

At Ephorte blir brukt rett, slik at føringen av avsluttede saker og avskrevne dokumenter blir låst.

At kvalitetssikring av arkivfunksjoner som er utført av saksbehandlere og ledere blir utført.