|
Lødingen kommune - Mandat og oppnevning av arkivplangruppe for utarbeiding av arkivplan på Arkivplan.no.
Mandat:
Rådmannen gir med dette mandat til en arkivplangruppe som skal styre, koordinere og ha ansvar for å gjennomføre arbeidet med ”omlegging av arkivsystem og rutiner for Lødingen kommune".
Resultat for arbeidet:
Arkivplan for kommunen ønskes tilgjengelig på Arkivplan.no snarest mulig.
Effekt:
Samordnede rutiner og oversikt over arkivtilfanget i kommunen med ressursbesparelser i arkivdannings-, formidlings-, opplærings- og informasjonsøyemed.
Organisering:
Prosjektgruppa:
Arkivplangruppa består av 4 deltakere og er oppnevnt med følgende funksjon:
Leder: Arkivleder Herbjørg Bjørstad
Personalkonsulent fra Helse og omsorg: Judith Gundersen.
Arkivmedarbeider: Knut Blengsli
It-ansvarlig: Tor Vidar Berg
Bidragsytere/arbeidsgrupper for avdelingene: I perioder vil andre medlemmer utpekes for sin avdeling og arkivplangruppen fordeler arbeid og ansvar til disse.
IKA Nordland (IKAN) v/Arkiv i Nordland sin rolle er rådgivende, veiledende og retningsgivende.
Ansvar etter prosjektperioden:
Arkivleder og arkiv gruppa skal etter avsluttet planarbeid ha oppfølgings/ endringsansvar for arkivplanen, samt andre løpende spørsmål innenfor arkiv, herunder kontakt med IKA Nordland, opplæring, kontroll m.m. Ved større revidering av arkivplanen skal ny arkivplangruppe nedsettes.
Ressursbeskrivelse:
Arbeidet vil få konsekvenser for alle ansatte i kommunen, og derfor skal alle involveres i plan-, opplærings- og omleggingsarbeidet. Arkivplangruppa har derfor myndighet til å pålegge alle å delta der det er nødvendig. Etatssjefene har ansvar for at pålagt arbeid blir utført innen fristene.
Arkivplangruppa har ikke særskilte økonomiske midler for å gjennomføre prosjektet.
Framdriftsplan:
Arkivgruppa skal ha en tidsplan/ arbeidsfordeling som gruppa så vidt mulig skal følge i arbeidet. Tidsplanen og rammer for arbeidet endres av rådmannen når det er behov for korrigering. Lødingen kommune 04.11.2014
Tone Larsen
Rådmann |