Periodisk kvalitetskontroll

Reservasjonskontroll

Arkivtjenesten skal en gang i måneden utføre kontroll med saker og journalposter med status Reservert eller Konsept og som er eldre enn 3 måneder og som er tomme.

Saker og dokument som er oppretta men ikke tatt i bruk skal slettes fra journalsystemet. Før sletting skal arkivtjenesten ta kontakt med saksbehandler og å få bekreftet sletting.

Forfallskontroll

Arkivtjenesten skal utføre kontroll av at saksbehandler holder saksbehandlingsfrister som er gjeldende.

Restanselister/restansekontroll

Sentralarkivet skal fire ganger årlig ta ut rapport over saker som ikke er ferdigbehandlet/avskrevet.

De kvartalsvise listene skal leveres til enhetsleder som er ansvarleg for at saksbehandler eller andre skal avskrive saken.

Enhetsleder eller andre med tilsvarende myndighet har ansvar for at det i god tid på forhånd blir tatt ut restanseliste for sakshandbehandler som skal slutte. Leder skal sørge for at eventuelle restanser blir avskrevet.