|
Kontroll av ferdigstilte saker og journalposter Saker og journalposter som er satt ferdig/ekspedert fra saksbehandler (status F/E) kommer på Arkivets oppgaveliste i saksbehandlings- og arkivsystemet. Arkivet åpner disse og kontrollerer at de har riktig offentlighetsvurdering, tilknytning til arkivdel, sak og arkivkode. Videre kontrolleres det også at dokumentene lar seg åpne og at de ser ferdige ut. Ferdigstilte saker avsluttes iht rutine, journalposter settes til "journalført" (status J/A). Kontroll av skanning Etter hvert som dokumentene skannes kontrolleres at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert, at alle sider er kommet med på hvert dokument, at skanningen er av tilfredsstillende kvalitet, at det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger. Etter skanning arkiveres dokumenter til papirbaserte arkivdeler etter gjeldende rutiner, mens dokumenter til fullelektroniske arkivdeler legges i bunker fortløpende på dato. Kontroll av postliste/offentlig journal Kontroll forut for publisering av offentlig journal går over flere faser: Umiddelbar offentlighetsvurdering ved registrering. Saksbehandler vurderer om foreliggende offentlighetsvurdering opprettholdes. Arkivet etterprøver offentlighetsvurdering i ferdigstilte dokumenter. Arkivtjenesten korrekturleser postlista før den publiseres. Stikkprøver Det skal foretas stikkprøver av at saksbehandler følger opp sin del av prosesstyringa, med spesiell fokus på skjerming etc. |