|
Brønnøy kommune - Mandat og oppnevning av arkivplangruppe for utarbeiding av arkivplan på Arkivplan.no. Mandat: Rådmannen gir med dette mandat til en arkivplangruppe som skal styre, koordinere og ha ansvar for å gjennomføre arbeidet med ”omlegging av arkivsystem og rutiner” for Brønnøy kommune. Resultat for arbeidet: Arkivplan for kommunen tilgjengelig på Arkivplan.no innen 2012. Effekt: Samordnede rutiner og oversikt over arkivtilfanget i kommunen med ressursbesparelser i arkivdannings-, formidlings-, opplærings- og informasjonsøyemed. Organisering:
Arkivplangruppa/prosjektgruppa skal bestå av de 3 ansatte på post/arkiv og 1 IT-medarbeider.
Styringsgruppe: Rådmannens stabsgruppe kompletert med IT-leder og områdeleder teknisk.
Leder og koordineringsansvarlig: Arkivleder i kommunen og 1 IT-medarbeider Bidragsytere/arbeidsgrupper for avdelingene: I perioder vil andre medlemmer utpekes for sin avdeling/ område og arkivplangruppen fordeler arbeid og ansvar til disse. IKA Nordland (IKAN) v/Arkiv i Nordland sin rolle skal være rådgivende, veiledende og retningsgivende. Ansvar etter prosjektperioden: Arkivleder og arkivplangruppa skal etter avsluttet planarbeid ha oppfølgings/ endringsansvar for arkivplanen, samt andre løpende spørsmål innenfor arkiv, herunder kontakt med IKA Nordland, opplæring, kontroll m.m. Ved større revidering av arkivplanen skal ny arkivplangruppe nedsettes. Ressursbeskrivelse: Arbeidet vil få konsekvenser for alle ansatte i kommunen, og derfor vil flere enn arkivplangruppa bli innvolvert i arbeidet. Arkivplangruppa har derfor myndighet til å pålegge alle å delta der det er nødvendig. Arkivplangruppa har ikke særskilte økonomiske midler for å gjennomføre prosjektet. Brønnøy kommune, 08/03 2011 Arne Kvensjø Rådmann |