|
Ansvarlig: Arkivansvarlig Hovedregelen er at alle dokumenter som har betydning for en sak, skal journalføres i sak/arkivsystemet. I henhold til NOARK-standarden skal alle registreringer knyttes mot et saksnummer. Elektronisk journalføring av dokumenter gjøres for å forenkle gjenfinning samt gi en rask tilgang til nødvendig informasjon. Arkivpersonalet må alltid søke i databasen før dokumentene registreres for å finne ut om dokumentene skal registreres på en allerede eksisterende sak eller om det skal opprettes ny sak. Ferdigregistrerte utgående dokumenter påføres følgende statuskode: J - på journalposten - journalført og kontrollert av arkivet F - på ferdig dokument/vedlegg – ferdig og låst. Følgende dokumenttyper registreres i sak/arkivsystemet:
- inngående og utgående dokumenter
- interne dokumenter, se egen rutine
- rundskriv som blir gjenstand for saksbehandling, se egen rutine
- telefakser, se egen rutine
- elektroniske meldinger (e-post), se egen rutine
Dersom et dokument blir levert saksbehandler direkte, og er av en slik art at det skal journalføres, er saksbehandler ansvarlig for at dokumentet leveres registreringsansvarlig for journalføring. Følgende typer post skal ikke registreres i sak/arkivsystemet:
- fakturaer/fakturagrunnlag/regninger (kommer inn i eget system)
- reklame, brosjyrer, trykksaker (bibliotek)
- tidsskrifter/bøker/aviser (bibliotek)
- kurs/seminartilbud (kortvarig interesse)
- møteinnkallinger, fra andre (kortvarig interesse) Noen få unntak.
- årsmeldinger, andres (bibliotek)
- pressemeldinger, andres (egne permer)
- offentlige publikasjoner (bibliotek)
- årsbudsjett fra andre institusjoner
- protokoller og referat til orientering fra andre organ (egne permer)
- hotell-/billettbestillinger
- ordrebekreftelser
- statistiske oversikter (bibliotek)
- sykemeldinger
- offentlige invitasjoner (bruk skjønn)
- lover, forskrifter, regelverk (bibliotek)
Arkivuverdig post fordeles direkte til saksbehandler/leder. |