| Ansvarlig: Saksbehandler og arkivleder Interne dokumenter er korrespondanse som produseres innenfor journalførende enheter. Ref. lovverk Hovedregel for journalføring av interne dokumenter:
- Dokumentet journalføres kun en gang. Registreringen skjer hos avsender, og påføres interne mottaker(e) og evnt. kopimottakere.
- Det skal påføres om dokumentet er unntatt offentlighet med evt. hjemmel.
-
Ferdigregistrerte dokumenter påføres følgende statuskode av saksbehandler: F - på journalposten – ferdig fra saksbehandler F - på ferdig dokument/vedlegg – ferdig og låst
- Den som journalfører notatet er ansvarlig for arkivering av original m/underskrift, samt videre oppfølging. Interne dokumenter produseres med notatmal og ikke med brevmal, for å vise at dette er et internt dokument.
- Mottaker har ansvar for å avskrive internt notat (DOK/N) i sak/arkivsystemet. Det avskrives med nytt dokument eller med kode, for eksempel TE (tatt til etterretning), TO (tatt til orientering).
Eksempel på dokumenter som skal registreres som interne dokumenter i sakarkivsystemet:
- korrespondanse, møtereferater og notater som sendes mellom sentraladministrasjonens etater og avdelinger
- for øvrig brukes skjønn når det gjelder behov for registrering av "forberedende saksdokumenter".
|
|