Arkiv organisering

Heim kommune har et sentralt postmottak og arkiv, med hovedkontor på rådhuset på Kyrksæterøra.

Kommunedirektøren har i følge § 1.1 i Arkivforskriften (Kommuneloven § 13-1) det overordna ansvaret for arkivarbeidet i organet. Kommunedirektøren skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, at den er gjenstand for betryggende kontroll.

Arkivleder er administrativt underlagt stabsleder Servicekontor. Arkivleder har et overordnet faglig ansvar for kommunens samlede arkivtjeneste, for arkivdanningen og for bevaring av arkivmaterialet. Jfr. delegasjonsreglement for arkivleder "Ansvar i egenskap av kommunens Arkivleder for utarbeidelse og oppfølging av Arkivplan.  Faglig ansvarlig for Kommunens saksbehandlingssystemer." Henviser også til delegasjonsreglement under fane delegering.

Arkivmedarbeider utøver det daglige arbeidet med arkiv og Arkivplan.

Saksbehandler er ansvarlig for at alle saksdokumenter de arbeider med blir arkivert.

Enheter som mottar og behandler dokumenter i egne fagsystemer har arkivansvaret.  Dette innebærer ansvar for den daglige kontrollen i eget fagsystem og at rutiner for dokumentasjonsforvaltningen i enheten blir fulgt. Enhetene skal utarbeider rutiner for å sikre at kommunen følger  lovkrav som er satt for bevaring av dokumentasjon for de ulike funksjoner som organisasjonen utfører. Enhetsleder har ansvar for å kontrollere rutinene for enheten i fellesskap med arkivleder. Rutinene skrives i kvalitetssystemet Compilo og arkiv oppdaterer arkivplanen fortløpende.

Arkivdeler i sak/arkivsystemet P360:

Eiendom: eiendomsarkivet - gnr/bnr og fagklasse

Oppvekst: Barne- og elevmapper, personnr. og fagklasse

Sakarkiv: Emne - K-koder Fellesklasse og fagklasse

Personal: Personalarkivet - personr. og fellesklasse 

Plan: planarkiv - PlanID

Møtedokumenter: Utvalgsdokumenter

Kommuneoverlege: Fellesklasse og fagklasse, Tilgang kun kommuneoverlegen og noen av arkivmedarbeiderne

Avtale: Kontrakter Fellesklasse og fagklasse

I tillegg har følgende enheter ulike fagsystemer som benyttes:

Enheter som har egne fagsystem (ikke integrasjon med Sak-/arkivsystemet Public 360) har selv ansvaret for arkivering, post og journalføring i sine fagsystem.